Ak prevádzkuje informačný systém, v ktorom sa spracúvajú osobné údaje úplne alebo čiastočne automatizovanými prostriedkami spracúvania. Povinnosti registrácie však nepodliehajú informačné systémy, ktoré:
     • podliehajú osobitnej registrácii;
     • podliehajú dohľadu zodpovednej osoby, ktorá vykonáva dohľad nad ochranou osobných údajov;
     • obsahujú osobné údaje fyzických osôb spracúvané na účely plnenia predzmluvných vzťahov alebo uplatňovania práv a povinností vyplývajúcich pre prevádzkovateľa z existujúceho alebo ukončeného pracovnoprávneho vzťahu, služobného pomeru, štátnozamestnaneckého pomeru alebo členského pomeru s týmito fyzickými osobami vrátane osobných údajov ich blízkych osôb (najčastejším prípadom je pracovný pomer);
     • obsahujú osobné údaje o členstve osôb v odborovej organizácii, ktoré sú jej členmi, osobné údaje o náboženskej viere osôb združených v štátom uznanej cirkvi alebo náboženskej spoločnosti alebo osobné údaje o členstve osôb v politickej strane alebo v politickom hnutí, ktoré sú ich členmi ak ich tieto organizácie spracúvajú a využívajú výlučne pre svoju vnútornú potrebu;
     • obsahujú osobné údaje potrebné na uplatňovanie práv alebo plnenie povinností vyplývajúcich z osobitného zákona alebo sú spracúvané na základe osobitného zákona. (§ 25 odsek 2)

Informačné systémy, v ktorých prevádzkovateľ spracúva osobné údaje svojich zamestnancov (v akejkoľvek forme zamestnaneckého a služobného pomeru) súvisiace s príslušnou legislatívou pracovnoprávnych vzťahov a miezd (napr. daňové a odvodové povinnosti) registrácii nepodliehajú. (§ 25 odsek 2 písmeno c))

Prevádzkovateľ prihlási informačný systém na registráciu pred začatím spracúvania osobných údajov. (§ 26 odsek 2)

Na splnenie tejto povinnosti stačí, keď prevádzkovateľ úplne a pravdivo vyplní potrebné údaje predtlačené v registračnom formulári prístupnom na internetových stránkach nášho úradu. Takto vyplnený formulár potvrdený pečiatkou a podpisom štatutárneho orgánu prevádzkovateľa doručí v jednom exemplári na Úrad na ochranu osobných údajov SR.

Formulár je možné doručiť osobne, poštou alebo aj elektronickou poštou. V prípade, že prevádzkovateľ zašle registračný formulár elektronickou poštou, je povinný potvrdiť jeho platnosť listom s pečiatkou a podpisom svojho štatutárneho orgánu.

Novelizované znenie zákona o ochrane osobných údajov vymedzuje, že registrácii podliehajú len informačné systémy, v ktorých sa spracúvajú osobné údaje úplne alebo čiastočne automatizovanými prostriedkami spracúvania. Informačné systémy s použitím len manuálnych prostriedkov spracúvania teda registrácii nepodliehajú. (§ 25 ods. 2)

Nie. Za registráciu sa neplatia žiadne poplatky. Registráciu informačných systémov vykonáva úrad bezplatne. (§ 25 ods. 1)

Registračné číslo je náhodne generované číslo, ktorého pridelenie je súčasťou registrácie. Prevádzkovateľ uvádza registračné číslo pri akejkoľvek komunikácii o spracúvaných údajoch (komunikácia s úradom, s dotknutou osobou, tiež pri informovaní verejnosti ako aj pri získavaní osobných údajov a pod.). (§ 25 ods. 3)

Áno, samozrejme. Registrácia je verejná (§ 31). Zaregistrované informačné systémy možno nájsť na internetových stránkach úradu.

Pre prevádzkovateľa zaregistrovaného informačného systému platí oznamovacia povinnosť v prípade zmien údajov v registračnom formulári. Zmeny je potrebné oznámiť nášmu úradu do 15 dní. Oznamovacej povinnosti podlieha ukončenie spracúvania osobných údajov. (§ 28)